Windows 2000中的管理文档功能

;;;;对文档的管理涉及打开、查看、编辑、搜索等内容， Windows 2000的资源管理器仍然是管理文档的主要场所，新增的“文件夹”、“历史记录”、“搜索”按钮、自动记忆功能、多种打开方式等进一步增强了它的管理功能。另外，“打开”对话框最大的变化就是添加了OutLook样式的工具栏，一些常用的操作可以通过对话框来完成，而无需启动资源管理器窗口。 ;;;;2.2.1 认识资源管理器 ;;;;在资源管理器内单击“文件夹”按钮时，左侧的窗格将按层次化的结构显示所有的文件夹，它包括本机硬盘的文件夹和“网络邻居”内可用的资源。如果磁盘、文件夹名称前带有加号，表示它们处于关闭状态。如果磁盘、文件夹名称前带有减号，表示它们处于打开状态。;;;;选择磁盘之后，在资源管理器内将显示磁盘的大小，并给出已用空间、可用空间的数值及其饼形示意图。在右侧的窗格内显示所选磁盘或文件夹包含的子文件夹及其文件，双击文件夹图标，可逐级展开包含的内容，直到出现文件为止。;;;;单击资源管理器窗口的“历史记录”按钮，资源管理器窗口将被一分为三（如图2 - 8所示）。左侧的“历史记录”窗格显示用户以前浏览过的文件或We b网页，打开“查看”下拉列表框时，可以按“时间”、“名称”、“访问次数”等对浏览的内容进行排序。 ;;;;双击“历史记录”窗格的文件或We b网页，便可重新浏览该文件或网页，如果所选的文件或网页的位置已经发生变化， Windows 2000 将提示用户本次操作无效。;;;;单击资源管理器窗口的“搜索”按钮，将打开如图2 - 9所示的“搜索结果”窗口，左侧的“搜索”窗格用于设置搜索条件，右侧的窗格用于显示搜索的结果。 ;;;;搜索本地计算机的文件或文件夹的操作步骤如下: ;;;;1. 在“搜索其他项”内选择“文件或文件夹”。 ;;;;2. 在“要搜索的文件或文件夹名为”文本框内输入搜索的文件或文件夹名称信息。 ;;;;3. 在“包含文字”文本框内输入搜索文件或文件夹内包括的文字信息。 ;;;;4. 打开“搜索范围”下拉列表框，确定在本地计算机上搜索文件或文件夹的范围。 ;;;;5. 单击“立即搜索”按钮。 ;;;;Windows 2000 将根据用户确定的搜索条件，对本地硬盘的文件夹、文件进行搜索，并将搜索结果显示在资源管理器右侧的窗格内。需要终止本次搜索时，可单击“停止搜索”按钮。;;;;需要搜索计算机时，可选择“搜索其他项”下面的“计算机”项，网络内凡是符合搜索条件的计算机的名称都将显示在右侧的窗格内。如果计算机已经与Internet连接，可选择“搜索其他项”的Internet，用于搜索所需的Web网站或网页。搜索结果将始终显示在该窗格中， 点击其中的网页地址即可在右侧的窗格内浏览。 ;;;;2.2.2 自定义工具栏 ;;;;在资源管理器内，工具栏是执行常用的菜单命令的一种按钮形式， Windows 2000给出的按钮不可能满足每位用户的需求，因此， 自定义工具栏就显得尤其重要。Windows 2000可以将最常用的菜单命令定义为工具栏的按钮，而那些不经常使用的按钮可以隐藏起来。 ;;;;依次选择“查看”|“工具栏”|“自定义工具栏”时，将打开如图2 - 1 0所示的“自定义工具栏”对话框，可选的工具栏按钮出现在对话框的左侧，当前已经显示的工具栏出现在对话框的右侧。在“可用工具栏按钮”列表框内作出选择之后，单击“添加”按钮，将把所选的按钮添加到“当前工具栏按钮”列表框内。选择“当前工具栏按钮”列表框内的按钮之后，单击“删除”按钮之后，将把所选的按钮移动至“可用工具栏按钮”列表框内。;;;;需要改变按钮在工具栏内的排列顺序时，可在“当前工具栏按钮”列表框内选择按钮的名称，然后单击“上移”、“下移”按钮。每单击一次，将使所选的按钮上移或下移一个单位。;;;;打开“文字选项”下拉列表框，选择“显示文字标签”时，将在按钮下方显示按钮的名称。选择“选择性地将文字置于右侧”时，只有部分按钮的名称显示在按钮的右侧。选择“无文字标签”时，工具栏内将不会出现按钮的名称（如图2 - 11所示）。;;;;技巧 单击“重置”按钮之后，用户对工具栏按钮的更改将无效，出现在工具栏内的按钮将恢复打开“自定义工具栏”对话框时的情景。;;;;2.2.3 搜索更多的内容 ;;;;单击“开始”菜单的“搜索”菜单选项，将打开“搜索”子菜单，它包括“文件和文件夹”、“在Internet上”、“用户”3项内容，选择“文件和文件夹”时，将打开“查找：所有文件”对话框，将在当前计算机上，按照文件夹、文件的名称、位置、日期进行查找，并将查找的结果显示在对话框内。;;;;选择“在Internet上”时，将通过国际互联网查找所需的内容。选择“用户”时，将打开如图2 - 12所示的“查找用户”对话框，在“搜索范围”列表内选择要搜索的目录服务，在“姓名”、“电子邮件”文本框内输入搜索用户的信息，单击“开始查找”按钮之后， Windows 2000 将根据提供的用户信息进行搜索。需要查看所选目录服务的Web 站点，可单击“Web 节点”按钮。 ;;;;2.2.4 使用记忆性输入 ;;;;在打开的窗口或对话框内，用户经常需要输入一些文字内容，比如上网时需要输入Internet的URL网址、打开或保存文件时输入文件名及路径、查找文件时确定查找的内容等。在输入这些文字时，出现输入上的错误是比较普遍的现象，因为记忆那些冗长的文件名和 Web地址是非常困难的。为此， Windows 2000 提供了“记忆性输入”功能，可以帮助Windows 用户完成经常性的键入任务。;;;;例如，在Internet Explorer 4.0内输入网址U R L时，不必将全部的地址内容键入，只需输入一部分，“记忆性输入”功能会自动生成地址的全部内容。例如，用户在键入www.micro时，“记忆性输入”将自动生成www.microsoft.com网址。;;;;Windows 2000显著地增强了“记忆性输入”功能，并把这项功能推广到所有的窗口、对话框内，而不仅仅是在键入U R L网址时才使用“记忆性输入”功能。当“记忆性输入”功能识别出用户正在输入的内容可能匹配的地址和文件名时，它就会显示一个选项列表，供用户选择一个正确的选项。例如，在资源管理器窗口的“地址”下拉列表框中输入D时，“记忆性输入”功能将列出在C盘上所有名字以D开头的文件或文件夹项目。这样用户就可以快速地访问预定的资源，而在以前这几乎是不可想象的。;;;;2.2.5 选择打开方式 ;;;;在Windows 95/98操作系统中，在“我的电脑”或“资源管理器”窗口内双击代表文档的图标时，将启动默认的应用程序打开所选的文档。当多个应用程序都注册了相同的文件类型， Windows 2000能保证启动的总是最新注册的应用程序，但这并不一定是用户所期望的应用程序。;;;;在打开文件的方式上， Windows 2000进行了很大的改进。如果需要用其他的应用程序打开文件时，可在文件上右击，编辑该文件的程序列表将显示在“打开方式”子菜单内，使用户可以使用正确的应用程序打开这些文件。;;;;单击那些未注册的文件类型时，在屏幕上打开如图2 - 13所示的“打开方式”对话框，在“选择要使用的程序”列表框内选择打开文件的应用程序之后，单击“确定”按钮，即可用所选的应用程序打开单击的对象。;;;;2.2.6 浏览“打开”对话框 ;;;;Windows 2000的“打开”对话框类似于小型资源管理器，它使文档的打开、查找更加简单、快捷。例如，在写字板内执行“文件”菜单的“打开”命令时，屏幕上将出现如图2 - 14 所示的“打开”对话框。 ;;;;在“打开”对话框中，用户可以一次查找到绝大多数最近使用过的文件，并可以轻松地对文件内容进行预览，还可以代替Windows资源管理器对文件进行一些常规性的操作，如删除、复制、重命名、查找和查看文件属性等。找到所需的文档后，双击该文档即可以默认 的方式打开文档。如果用户不想以默认的方式打开文档，可在打开文档时选择打开方式。;;;;在对话框的左侧增加了Outlook样式的工具栏，它包括“历史”、“桌面”、“我的文档”、“我的电脑”和“网上邻居”五个按钮，单击按钮便可快速地切换到这些特殊的位置，找到所需打开或保存的文件。需要打开曾经访问的文件夹、文件时，可单击“历史”按钮，会出现用户最近使用过的2 0～5 0个文件（如图2 - 1 5所示），它相当于一个文档的高速缓存。 ;;;;通过“查找范围”下拉列表框可以确定文件、文件夹所在的位置，在它的右侧是四个方便的按钮。单击“转到已访问的上一个文件夹”按钮时，可以逐渐返回至以前访问过的文件夹，文件夹之间并不一定具有上、下级关系。它类似于其他窗口或对话框的“后退”按钮。 ;;;;单击“向上一级”按钮时，将严格地按照文件夹的组织结构来浏览网络资源。单击“创建新文件夹”按钮时，将在当前文件夹内创建新的文件夹，用户可为新创建的文件夹选择一个合适的名称。;;;;注释单击“查看菜单”按钮时，将按照“列表”、“详细资料”、“大图标”、“小图标”、“缩略图”五种不同的视图方式查看当前文件夹的内容，其中“缩略图”是新增的查看方式。